採用活動で取得した履歴書について、個人情報保護法の注意点は？

　企業の採用活動においては、応募者に履歴書の提出を求めることが多いと思います。その際、特に不採用となった方の履歴書は、そのように取り扱うべきでしょうか。また、本人から履歴書の返却を求められた場合には、応じなければならないのでしょうか。

第１　個人情報保護法に関する基礎知識

１　個人情報保護法とは

　　個人情報保護法（正式名称：個人情報の保護に関する法律）は、平成15年に成立した法律です。

この法律は、個人情報の適切な取り扱いに関し、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益の保護を図ることを目的としています。

　　平成28年には、国の機関として個人情報保護委員会が設立され、個人情報保護法のガイドラインの策定・公表や、事業者に対する監督などを行っています。

２　個人情報とは（概要）

　　　個人情報保護法では、「個人情報」とは、生きている個人に関する情報であることを前提に、①特定の個人であると分かるもの（氏名、住所、生年月日等）及び他の情報と紐づけることで容易に特定の個人であると分かるもの、または、②個人識別符号が含まれるものと定義されています（個人情報保護法第２条第１項）。　

したがって、亡くなった方の情報は、個人情報保護法における「個人情報」にはあたりません。

また、法人（企業や団体など）は生きている個人ではないため、法人情報は「個人情報」に含まれません（もっとも、法人の情報であっても、法人の役員の氏名といった情報は、「個人情報」に含まれることになります。）。

第２　履歴書は、法律上の個人情報にあたるか

個人情報保護法第２項第１項第１号は、以下のように規定しています。

「当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等・・・により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）」

この定義に当てはまるものが、個人情報ということになります。

なお、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものも含まれます。

また、生存する個人の情報であることが前提であることは、前記の通りです。

そして、履歴書には、通常、応募者の氏名、住所、生年月日、電話番号などの情報が記載されています。そのため、履歴書の内容は、個人情報に該当することになります。

第３　履歴書に関する個人情報保護法上の問題点

１　利用目的の特定

個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は、公表しなければなりません（個人情報保護法第２１条第１項）

もっとも、個人情報の取得の状況から見て、利用目的が明らかであると認められる場合には、利用目的の通知や公表は不要とされています（個人情報保護法第２１条第４項第４号）。

履歴書については、

・採用活動における選考時の資料

・応募者への連絡

などに利用することは明らかであると言えます。したがって、そのような目的にのみ利用するのであれば、利用目的の通知・公表までは不要と考えられます。

ただし、利用目的をきちんと明示した方が良いことは言うまでもありませんので、採用ページやプライバシーポリシーなどに明記しておくことをおすすめします。

また、履歴書における個人情報について、採用活動以外に利用する場合（例えば、商品やサービスの案内など）には、利用目的の通知や公表が必要となります。

２　履歴書の保存期間

個人情報保護法第２２条は、次のように規定しています。

「個人情報取扱事業者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。」

したがって、事業者は、履歴書を利用する必要はなくなったときには、遅滞なく消去するよう努める必要があります（保管できる期間は、法律などで一概に決まっているわけではありません。）。

不採用などの理由で、不要になった履歴書を長期間保管することは、個人情報の流出のリスクを高めることになりかねません。

したがって、事業者は、履歴書をいつまで保管しておくのか、期間を定めておくことが重要です。

３　履歴書の返却義務は無い

「不採用となった方から、『履歴書を返却してほしい』と求められた」というお話を聞くことがあります。

しかしながら、個人情報保護法においては、履歴書は返さなければならないという旨の規定はありません。

したがって、上記のような要望があったとしても、返却する必要はありません（任意に返却することは自由です。）。

ただし、保有個人データに誤りがあり事実でないという理由で、内容の訂正等の請求があった場合（個人情報保護法第３４条）や、利用の必要がなくなった等の理由で利用停止等の請求があった場合（個人情報保護法第３５条）などでは、法律に従って適切に対応する必要があります。

第４　まとめ

採用活動において取得した履歴書は、個人情報保護法の適用を受けます。

したがって、法律に沿って適切に取り扱う必要があります。

特に、採用活動で不採用となった方については、感情的な問題もあり、不適切な取り扱いがトラブルへと発展してしまう可能性もあり得ます。

個人情報の取り扱いについてのご相談がある場合は、ぜひ当事務所までお問い合わせください。

■この記事を書いた弁護士

弁護士法人グリーンリーフ法律事務所
弁護士 赤木 誠治

弁護士のプロフィールはこちら