元従業員が退職後に残業代を請求してきた時に、どのような資料が証拠になるのか、また、会社としてどのような主張をすることができるのかを解説いたします。
元従業員は残業代を賃金として請求できるのか
残業代は時間外労働に応じて支払われるべき賃金です。退職後においても、元従業員は使用者に対して、残業代請求をすることができます。
残業代請求に証拠は必要です
残業代請求は、使用者と約束した労働時間や、法律で定められた労働時間よりも長く働いた場合に初めて認められるものです。そして、その労働時間は証拠によって判断します。
そして、労働者側と使用者側のどちらが、証拠によって労働時間を立証しないといけないのかと言うと、労働者側になります。
そのため、労働者が残業代請求をするためには、その証拠を用意する必要があります。
また、使用者側は、事務所に備え付けてある就業規則を提出して、固定残業代等の自己に有利な労働条件を主張することができます。例えば、○○手当は残業代の性質があるので、○○手当を払ったことによって既に残業代は支払っている等の主張です。
このような主張を行うためには、就業規則が使用者に備え付けられていたことを示す証拠を提出する方法があります。
労働時間を示す証拠について
労働時間を示す証拠としては、以下のものがあります。
タイムカード
代表的な証拠です。機械による記録ですので、労働時間を正確に記録した証拠です。まれに、他の従業員が複数の従業員のタイムカードをまとめて押しているような場合があり、各従業員のタイムカードの打刻時間が酷似している等の証拠によって主張をすること等があり得ます。
タコグラフ
代表的な証拠です。自動車が止まったり、動いている時間を記録しています。これもまた機械による記録ですので、労働時間を正確に記録した証拠です。
動いている時間帯は、基本的に労働をしているものとみなされます。他方、早く事務所を出発しすぎている場合に、その時間帯は使用者が指示した労働時間ではないという主張をすることがあります。遅く出発しても間に合っている日があること等を証拠によって示して主張します。
止まっている時間帯は、休憩時間なのか労働時間なのかが争われる時間帯ですが、使用者の決めた休憩時間以外の時間帯に労働者が休憩をしていたと使用者側が主張するためには、ある程度の根拠が必要になります。
日報
出社時間、その後の活動時間、退社時間を、労働者が使用者側に申告する記録です。使用者側も確認しているはずの記録ですので、これもまた労働時間を正確に示す証拠と言えます。使用者側が、日報に記録されている時間が労働時間でないと主張するためには、証拠を提出して反論する必要があります。
社内（組織内）のグループLINE
グループLINEで案件の進捗管理をしている場合があったりしますので、その場合は労働時間の証拠になります。
LINEやメールによる家族への退社時間の報告
元従業員が日常的に家族に対して退社時間をメールやLINEによって報告している場合は、退社時間を示す証拠になることがあります。
日記・手帳
自分自身のために、日記や手帳で労働時間を日常的に記録している場合は、これらもまた労働時間の証拠になることがあります。
就業規則
使用者側は、事務所に備え付けてある就業規則を提出して、自己に有利な労働条件を主張することがあります。例えば、○○手当は残業代の性質があるので、○○手当を払ったことによって既に残業代は支払っている等の主張です。
例えば、使用者の内部資料を保管するキャビネットの様子を写真に撮影しておき、使用者に写真を提出し、就業規則はキャビネットでは保管されていたことを証明します。
また、最近では、就業規則は、社内の共有ネットワークに保存していることもありますので、共有ネットワーク上に就業規則が保管されていたような場合は、そのこともパソコンの画面を撮影するなりして証拠化しておくのが良いと思います。
時効
令和２年４月１日以降に発生する残業代は発生から３年が経過しますと時効によって消滅します。元従業員からの請求があった場合に、時効によって消滅している部分があれば、使用者側は主張を行うべきです。
まとめ
以上の通り、残業代請求には証拠が必要であること、どのような資料が証拠になるか、及び、会社としてどのような主張ができるのかについて解説しました。細かく見て行けば、他にも証拠の種類や主張すべき内容はありますので、自分が考えているこの証拠は利用できないだろうか、このような主張はできないだろうかとお悩みの方は、一度、当事務所へご相談頂けますと幸いです。
